タスク管理の目的ってなんだっけ?

タスク管理ツール

つい最近知ったのですが「Wunderlist」が開発終了するらしいじゃないですか。ずっと使っていたツールなので寂しいですが、これは早めに他のToDoツールに乗り換えなくちゃなぁといろいろと探してみると、それぞれ一長一短あってこれがなかなか選定が難しい。

で、これは今までの使い方を見直して、本当に必要な機能を洗い出す必要があると感じ、今回改めて「そもそもタスク管理の目的って何だっけ?」というそもそも論を考えてみたのでせっかくなので書いてみた次第。

タスク管理とは

タスク管理ツールは、必要な作業を整理してリスト化し、それを維持するためのツールです。つまり私が毎日何をしているのかは、そのリストを見ればある程度把握できるということ。

リストにタスクがあれば、そのタスクを完了させるか、完了させるためのアクションを起こします。新しく処理しなければいけないことが出てきたら、すぐに処理する必要があるものは処理して、そうではないものはリストに追加します。

もちろんタスク管理ツールがなくても、自分の判断で今すぐ処理するものとそうではないものを選別し、優先度の高いタスクから処理をすることだってできる。でも、そのタスクが膨大になればなるほど、タスクを忘れたり優先度よりもその場にあるタスクを処理してしまうことがあるかもしれない。

私がタスク管理ツールを使っている理由は、単純にタスクを処理することではない。正しい順序で、時間通りに、忘れることなくタスクを処理したいから。その方が効率的だし、なにより気分が良い。

誰もが自分をコントロールすることは重要だと思っているが、タスク管理を中心とした日々の活動は賛否両論あるようなので、もちろん強制するつもりはない。

タスク管理ツールを使うことによるメリット

タスク管理ツールを使えば次のようなメリットが期待出来る。これらのメリットを最大化できるタスク管理ツールが欲しい。

忘れない

常にすべてのタスクを覚えておくことはできないが、完了させなければいけないタスクは確かに存在している。「次に何をしなければいけないか」を確認することはもちろん、自身のゴールに戻るためにもタスク管理ツールをチェックする。
特に忘れがちな数多くの小さなタスク(例えば、明日までにコンビニで支払を済ませるとか)を、タスク管理ツールに書いておけば覚えておかないといけないという心理的負担から逃れることができるのは大きなメリット。

優先順位

タスクによって優先順位が必ず存在している。タスク管理ツールがあれば、簡単にタスクリストに優先順位を付けることができる。

期日

各タスクには期日や予定日を設定する。毎日タスクリストを確認し、ある日までに何をしなければいけないかを判断する。その後「今日」やらなければいけないリストを確認して、今日集中しなければいけないタスクを確認する。

分類

仕事と私生活をいう大きな括りはもちろんのこと、仕事の中のプロジェクト単位でも多くのタスクが存在する。関連するタスクをまとめてグループかして管理すれば、とても効率良くタスク管理を行うことができる。

同期

MacBookやiPhoneなど、いくつかのデバイスを使うため、どのデバイスでも同じタスクリストにアクセスする必要がある。そのためタスクリストはローカルで管理するのではなく、クラウド上で管理できるタスク管理ツールが必須。

集約

タスクリストを確認するだけでなく、カレンダーやメールの受信ボックスなど、毎日チェックしなければいけないアイテムをタスクリストに表示させたい。タスク管理ツールを見れば、その日になにをやればよいのかをチェックできることは大きな利点になる。

コメント

タスクが期日までに完了しない場合や、タスクに詳細な説明を付与したい場合に、コメントを付与したい。これは、自身がコントロールできない理由で、完了が遅れる場合にも役立つ。

タスク管理ツールを使うことによるデメリット

タスク管理ツールを使うことはメリットだけではないことも認識しておきたい。

満足感

最大にして唯一のデメリット。
タスクが完了すると、すべての仕事が終わったという誤った感覚が生まれてしまう。1つのタスクが完了しただけなのに。
長期的なタスクを含めれば、タスクリストがゼロになることは決してないし、1つのタスクが完了したところで人生に大きな影響を及ぼすほどではないんだけどね。

で、結局どのツールがいいの?

つらつらと意識高い系コメントを書いてみたけど、結局のところ「Wunderlist」に変わるツールとして選んだのが、「Todoist」。

理由は上で書いたメリットのほとんどを実現できるのと、操作が直感的なのが気に入った。ただし無料版では無く、有料版じゃないと出来ないことも多い。3500円/年という価格を安いとみるか高いとみるかは人それぞれだが、月300円だしとりあえず1年間使ってみることにした。

ただしカレンダーや受信ボックスの集約はTodoist単体ではできないので、別途「IFTTT」との連携を試してみる予定。

Todoistの詳しいレビューをしようと思ったけど、ここまで書いて疲れたので割愛。ライフハック系のブログでたくさんレビューされているので気になる方は調べてみればよろしいかと。

本日は以上です。

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